1. Quy định chung về các loại giấy tờ có trong hồ sơ:
a) Bản khai nhân khẩu (đối với nhân khẩu từ đủ 14 tuổi trở lên);
b) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;
c) Giấy chuyển hộ khẩu (đối với các trường hợp phải cấp giấy chuyển hộ khẩu quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Cu trú);
d) Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 107/2007/NĐ-CP (trừ trường hợp được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình):
* Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của công dân là một trong các giấy tờ sau đây:
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở do cơ quan có thẩm quyền cấp qua các thời kỳ;
- Giấy tờ về quyền sử dụng đất ở theo quy định của pháp luật về đất đai (đã có nhà ở trên đất đó);
- Giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng (đối với trường hợp phải cấp giấy phép);
- Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước hoặc giấy tờ về hoá giá thanh lý nhà ở thuộc sở hữu nhà nước;
- Hợp đồng mua nhà ở hoặc giấy tờ chứng minh việc đã bàn giao nhà ở, đã nhận nhà ở của doanh nghiệp có chức năng kinh doanh nhà ở đầu tư xây dựng để bán;
- Giấy tờ về mua, bán, tặng, cho, đổi, nhận thừa kế nhà ở có công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã);
- Giấy tờ về giao tặng nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết, cấp nhà ở, đất ở cho cá nhân, hộ gia đình di dân theo kế hoạch của Nhà nước hoặc các đối tượng khác;
- Giấy tờ của Toà án hoặc cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền giải quyết cho được sở hữu nhà ở đã có hiệu lực pháp luật;
- Giấy tờ có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về nhà ở, đất ở không có tranh chấp quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở nếu không có một trong các giấy tờ nêu trên;
- Giấy tờ chứng minh về đăng ký tàu, thuyền, phương tiện khác thuộc quyền sở hữu và địa chỉ bến gốc của phương tiện sử dụng để ở. Trường hợp không có giấy đăng ký thì cần có xác nhận của Ủy ban nhân nhân dân cấp xã về việc có tàu, thuyền, phương tiện khác sử dụng để ở thuộc quyền sở hữu hoặc xác nhận việc mua bán, tặng cho, đổi, thừa kế tàu, thuyền, phương tiện khác và địa chỉ bến gốc của phương tiện đó.
* Giấy tờ chứng minh việc cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ chỗ ở hợp pháp là các loại hợp đồng, cam kết cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở, nhà khác của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân (trường hợp hợp đồng, cam kết cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà của cá nhân phải có công chứng hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã);
* Giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cơ sở tôn giáo về việc công dân có chỗ ở thuộc trường hợp quy định tại điểm c, điểm d khoản 1 Điều 26 của Luật Cư trú:
- Thương binh, bệnh binh, người thuộc diện chính sách ưu đãi của Nhà nước, người già yếu, cô đơn, người tàn tật và các trường hợp khác được cơ quan, tổ chức nuôi dưỡng, chăm sóc tập trung;
- Chức sắc tôn giáo, nhà tu hành hoặc người khác chuyên hoạt động tôn giáo theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo mà sống tại cơ sở tôn giáo.
* Giấy tờ của cơ quan, tổ chức do thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tên, đóng dấu chứng minh về việc được cấp, sử dụng nhà ở, chuyển nhượng nhà ở, có nhà ở tạo lập trên đất do cơ quan, tổ chức giao đất để làm nhà ở (đối với nhà ở, đất thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức) hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã là nhà ở đó không có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Đối với trường hợp chỗ ở hợp pháp là nhà ở do thuê, mượn, ở nhờ của cá nhân hoặc được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình thì người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở của mình hoặc người có sổ hộ khẩu phải ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, ký, ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm (trường hợp trong văn bản cho thuê, mượn, ở nhờ đã nêu rõ nội dung đồng ý cho đăng ký thường trú vào nhà cho thuê, mượn, ở nhờ thì không cần ý kiến của chủ hộ vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu).
- Đối với trường hợp có quan hệ gia đình là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con và anh, chị, em ruột, cháu ruột quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Cư trú chuyển đến ở với nhau thì không phải xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh hoặc xác nhận của Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn (sau đây viết gọn là Ủy ban nhân dân cấp xã) về mối quan hệ.
đ) Công dân khi làm thủ tục đăng ký thường trú phải xuất trình bản chính giấy tờ chứng minh chổ ở hợp pháp, nộp bản sao cho cơ quan đăng ký cư trú. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, ghi vào bản sao đã đối chiếu với bản chính là đúng (ký, ghi rõ họ tên, ngày, tháng, năm kiểm tra).
2. Đối với một số trường hợp cụ thể: Ngoài các giấy tờ chung có trong hồ sơ đăng ký thường trú nêu trên, các trường hợp dưới đây phải có thêm giấy tờ sau:
a) Người chưa thành niên nếu không đăng ký thường trú cùng cha, mẹ; cha hoặc mẹ mà đăng ký cùng với người khác thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của cha, mẹ; cha hoặc mẹ.
b) Người được cơ quan tổ chức nuôi dưỡng, chăm sóc tập trung khi đăng ký thường trú thì cơ quan, tổ chức đó có văn bản đề nghị. Trường hợp được cá nhân chăm sóc, nuôi dưỡng tập trung thì cá nhân đó có văn bản đề nghị có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã. Văn bản đề nghị cần nêu rõ các thông tin cơ quan của từng người như sau: họ và tên, ngày, tháng. năm sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, tôn giáo, số Chứng minh nhân dân, nơi thường trú trước khi chuyển đến, địa chỉ chỗ ở hiện nay.
c) Trẻ em khi đăng ký thường trú theo quy định tại Điều 13 Luật Cư trú, khi đăng ký thường trú phải có giấy khai sinh.
d) Người sống tại cơ sở tôn giáo khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ chứng minh là chức sắc tôn giáo, nhà tu hành hoặc người khác chuyên hoạt đông tôn giáo theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo.
đ) Người Việt Nam định cư ở nước ngoài mang hộ chiếu nước ngoài, giấy tờ thay hộ chiếu do nước ngoài cấp còn giá trị hoặc không có hộ chiếu nhưng có giấy thường trú do nước ngoài cấp nay trở về Việt Nam thường trú, khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ hồi hương do cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài cấp (nếu người đó ở nước ngoài) hoặc văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (nếu người đó đang tạm trú trong nước), kèm theo Giấy giới thiệu do phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi người đó xin thường trú cấp.
e) Công dân Việt nam định cư ở nước ngoài có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng trở về Việt Nam thường trú khi đăng ký thường trú phải có hộ chiếu Việt Nam có dấu kiểm chứng nhập cảnh của lực lượng kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.
g) Người nước ngoài được nhập quốc tịch Việt Nam khi đăng ký thường trú phải có giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam.
h) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công chức quốc phòng, công nhân quốc phòng; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, công nhân, viên chức Công an nhân dân ở trong doanh trại của Quân đội và Công an nhân dân khi đăng ký thường trú cùng gia đình thì phải có giấy giới thiệu của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp (ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên).
i) Cá nhân được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình khi đăng ký thường trú phải có ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chữ ký, ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.