5.2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Đối với văn bản có tính chất do một đơn vị tham mưu, thì thủ trưởng các đơn vị, chuyên viên phụ trách mảng hoạt động được phân công chịu trách nhiệm kiểm tra về nội dung và thể thức trình bày văn bản, trước khi trình ký, ban hành (theo mẫu quy định tại phụ lục 1, 2 của quy trình này).

- Đối với các văn bản có tính chất do từ 2 đơn vị tham mưu, thì thủ trưởng và chuyên viên của đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm kiểm tra về nội dung và thể thức trình bày văn bản, trước khi trình ký, ban hành (theo mẫu quy định tại phụ lục 1, 2 của quy trình này).

- Đối với các văn bản trình ký gửi cho các đơn vị bên ngoài trường thì cần phải có ý kiến xem xét của phòng TTrPC trước khi trình phê duyệt của Phó Hiệu trưởng phụ trách mảng công việc được phân công hoặc phê duyệt của Hiệu trưởng trước khi trình ký ban hành văn bản (theo mẫu quy định tại phụ lục 1, 2 của quy trình này).

5.2.2. Bước 2: Nhận văn bản từ các đơn vị trình ký

Đơn vị trình ký chuyển văn bản đến BP một cửa, BP một cửa xử lý theo quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện hành.

5.2.3. Bước 3: Kiểm tra văn bản

Lãnh đạo P.HCTH kiểm tra về nội dung, thể thức trình bày và ký nháy vào văn bản:

- Nếu chưa đủ các điều kiện để văn bản được phát hành: BP một cửa đề nghị đơn vị trình ký điều chỉnh lại văn bản cho đúng quy định.

- Nếu đảm bảo các điều kiện để văn bản được phát hành: BP một cửa Phòng HCTH trình BGH phê duyệt và ký ban hành.

5.2.4. Bước 4: Trình ký văn bản

- Các văn bản thuộc thẩm quyền của BGH phê duyệt và ký ban hành, các đơn vị soạn thảo in văn bản và chuyển cho BP một cửa để trình BGH phê duyệt và ký ban hành. Văn bản trình ký được in thành 02 bản, Trưởng đơn vị soạn thảo ký nháy ở vị trí kết thúc văn bản, nơi có dấu khóa văn bản (./.).

- Các văn bản thuộc thẩm quyền Trưởng đơn vị ký thừa lệnh Hiệu trưởng ký ban hành, các đơn vị có liên quan ký văn bản theo quyết định đã được Ban Giám hiệu ủy quyền.

5.2.5. Bước 5: Ký, phê duyệt văn bản

Các văn bản thuộc thẩm quyền của BGH phê duyệt và ký ban hành, BGH nhận văn bản để xem xét, ký duyệt văn bản. Văn bản không đầy đủ, BGH trả về phòng HCTH để chuyển đơn vị trình bổ sung đầy đủ.

5.2.6. Bước 6: Vào sổ, lấy số, in sao, nhân bản, ban hành văn bản

- Văn thư vào sổ, lấy số, ngày ban hành văn bản, ghi vào sổ công văn đi: đóng dấu 01 bản gốc để lưu và giao 01 bản gốc văn bản cho đơn vị soạn thảo để in sao, gửi lại văn thư đóng dấu. Số lượng bản in sao thực hiện theo quy định tại “Nơi nhận” của văn bản.

- Đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm gửi văn bản đến các địa chỉ ghi tại “Nơi nhận” (đối với văn bản gửi trong nội bộ trường).

- Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm cập nhật thông tin cần gửi và chuyển cho  văn thư gửi văn bản đến các địa chỉ theo yêu cầu (đối với văn bản gửi ngoài trường).

5.2.7. Bước 7: Lưu trữ Hồ sơ

Văn thư thực hiện lưu bản gốc văn bản theo quy định, đơn vị soạn thảo lưu 01 bản gốc.